Arbeitszeiterfassung ist Grund zur Betriebsprüfung durch Sozialversicherung in Spanien

Die Kontrolle der Arbeitszeiterfassungssysteme ist in den vergangenen Monaten verschärft in den Fokus der spanischen Inspektoren der Sozialversicherung gerückt und ein beliebtes Mittel, die Beitragskassen zu füllen. Die seit der Reform im Jahr 2012 bestehende gesetzliche Pflicht zur Erfassung und Nachweis der geleisteten Arbeitsstunden gilt für alle Arbeitsverträge, also auch für Vollzeitverträge, folgt man der Auslegung des Art. 35.5 des spanischen Arbeitnehmerstatuts durch Sozialversicherungsinspektion und Obersten Gerichtshof. Grund hierfür ist das Recht des Arbeitnehmers auf Nachweis der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit und auszugleichenen Überstunden.

Von dieser Pflicht sind folgenden Verträge ausgenommen:

• Praktikantenverträge (becarios)
• Leitende Angestellte
• Handelsvertreter
• Haushaltsangestellte

Was müssen Sie tun, um die Vorgaben der Sozialversicherungsinspektion zu erfüllen?

Registrieren Sie nachweislich die reine Arbeitszeit. Als Arbeitszeit wird nach spanischem Arbeitsrecht die Zeit gewertet, ab dem der Mitarbeiter die Arbeitsstätte betritt und sie endet ab dem Moment, ab dem er sie wieder verlässt. Pausen, es sei denn tarifvertraglich oder gewohnheitsrechtlich geregelt (zB Brotpause „descanso del bocadillo“) zählen nicht zur Arbeitszeit. Bei Tätigkeiten außerhalb der Betriebsstätte erleichtern mobile Zeiterfassungssysteme die Registrierung per Mobiltelefon oder Tablet.

Mangels gesetzlicher Vorgaben empfiehlt sich, die in den Anweisungen vorgegebenen Parameter der spanischen Sozialversicherungsinspekteure zu erfüllen:


Zeiterfassungssystem - Richten Sie ein Zeiterfassungssystem ein. Auch wenn die Kosten für das System hoch erscheinen, Sie sparen damit Arbeitszeit ein, die aufgrund manueller Erfassung und Einholung der Unterschriften der Mitarbeiter  verloren geht.

Manuelle Zeiterfassung - Sofern Sie die manuelle Zeiterfassung vorziehen, wären folgende Vorgaben zu erfüllen:

• Erfassung der jeweiligen Uhrzeit des Arbeitsbeginns und –endes des Mitarbeiters vor Pausen bzw Dienstende. Wichtig! Diesen Nachweis müssen Sie sich vom Mitarbeiter täglich! abzeichnen lassen. Nur so kann für die Inspekteure nachweisbar sichergestellt werden, dass keine nachträgliche Manipulation durch den Arbeitgeber erfolgte.

• Übergeben Sie am Monatsende die monatliche Auflistung aller Arbeitsstunden zusammen mit der Lohnabrechnung und verwahren Sie eine vom Arbeitnehmer gegengezeichnete Kopie in seiner Personalakte.

• Sofern Sie die Lohnabrechnung elektronisch versenden, informieren Sie alle Mitarbeiter per Rundschreiben, dass ihnen eine Zusammenfassung der monatlichen Arbeitsstunden zugeht, die sie gegenzeichnen müssen. Holen Sie die Unterschriften auf der jeweiliegen Stundenzusammenfassung monatlich ein, damit Sie im Falle der Inspektion den erforderlichen Nachweis erbringen können.

Kommen Sie diesen Verpflichtungen nicht nach, drohen Rechtsverluste bei Teilzeitverträgen, für die dann die Annahme des Bestehens von Vollzeitverträgen gelten kann. Des weiteren sieht das Gesetz bei Inspektion und je nach Einschätzung des Schwergrades des Verstoßes Geldbußen zwischen 60,00 EUR bis 6.250,00 EUR bei leichten bis mittelschweren Verstößen und bis zu 187.515,00 EUR in besonders schweren Fällen gemäß Art. 7.5 des Bußgeldkataloges für Verstöße im spanischen Arbeits- und Sozialrecht (LISOS) vor.

Sandra Schramm
Abogada · Rechtsanwältin
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